Postservice Wien: Postannahme, digitaler Scan & Weiterleitung

Ihre Geschäftspost wird angenommen, digital gescannt und sicher übermittelt – DSGVO-konform verwaltet, inklusive RSb-Zustellung. Alle Dokumente online, sofort verfügbar. 0 € Einrichtung – jährlich im Voraus.

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Postservice in Wien – Ihre Post, digital verwaltet

Ob amtliche Bescheide, Rechnungen, Verträge oder Kundenpost: Wer eine Geschäftsadresse nutzt, muss sich auf eine zuverlässige Postabwicklung verlassen können. Unser Postservice übernimmt für Sie den kompletten Postkreislauf an der Adresse Am Gestade 3, 1010 Wien: Eingehende Sendungen werden angenommen, registriert, digital gescannt und Ihnen elektronisch übermittelt – auf Wunsch auch weitergeleitet.

Damit haben Sie Ihre Geschäftspost immer griffbereit: vom Laptop oder Smartphone aus, auch wenn Sie sich gerade im Ausland befinden. Sie müssen nicht vor Ort sein, um wichtige Dokumente zu empfangen – und Sie verpassen keine Frist, weil Sie amtliche Zustellungen sofort sehen.

Postannahme – was mit Ihrer Post passiert

Jede Sendung durchläuft bei uns einen klar definierten Prozess:

Annahme: Briefe, Einschreiben und Pakete werden an unserer Adresse entgegengenommen und auf Vollständigkeit geprüft.
Registrierung: Jede Sendung wird erfasst – mit Absender, Datum und Sendungsart. So haben Sie jederzeit einen lückenlosen Überblick.
Scan: Das Kuvert wird digital erfasst und Ihnen unverzüglich übermittelt. Mit Ihrer schriftlichen Vollmacht öffnen wir Sendungen und scannen auch den Inhalt.
Verfügung: Sie entscheiden: digitale Ablage, Weiterleitung des Originals, Aufbewahrung oder Vernichtung – wir setzen Ihre Anweisung um.

Über jede Sendung erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, werden nach Ihren Vorgaben DSGVO-konform vernichtet.

Besonders geschätzt wird dieser Service von Unternehmen mit hohem Behörden- und Vertragsaufkommen: Firmenbuch-Auszüge, Bankpost, Versicherungsunterlagen und Kundenkorrespondenz landen bei uns nicht im Papierstapel, sondern strukturiert in Ihrer digitalen Ablage. Auf Wunsch erhalten Sie zusätzlich eine wöchentliche oder monatliche Übersicht aller eingegangenen Sendungen – praktisch für die Buchhaltung und die Dokumentation Ihrer Geschäftsbeziehungen.

Digitaler Scan-Service – Dokumente online, sofort

Der digitale Scan-Service macht Ihre Post ortsunabhängig: Jede Sendung wird eingescannt und Ihnen als PDF-Datei übermittelt. Standardmäßig scannen wir das Kuvert ungeöffnet – so bleibt der Inhalt auch auf dem Weg zu Ihnen vertraulich. Mit einer einmaligen Vollmacht können wir Sendungen öffnen und den Inhalt seitenweise erfassen, sodass Sie Rechnungen und Verträge direkt digital weiterverarbeiten können.

Die gescannten Dokumente können Sie elektronisch archivieren, an Ihre Steuerberatung weiterleiten oder direkt in Ihre Buchhaltung übernehmen. Für den Posteingang Ihrer GmbH oder UG bedeutet das: keine Papierberge, keine verlorenen Belege, keine verspäteten Zahlungen.

Die Scans erfolgen in einer Auflösung, die auch für Archivierung und Weiterverarbeitung geeignet ist – bei Bedarf mit Texterkennung (OCR), sodass Rechnungsnummern und Beträge durchsuchbar werden. Ihre digitalen Unterlagen können Sie jederzeit erneut anfordern; wir führen keine Fremdarchive, sondern übermitteln die Dokumente direkt an Sie.

RSb & behördliche Zustellungen – Fristen sicher wahren

Besonders wichtig ist der Umgang mit amtlicher Post: RSb-Briefe (Rückscheinbriefe) sind Zustellungen mit Zustellnachweis, bei denen der Empfang dokumentiert wird – etwa bei Bescheiden der Finanzämter, der Sozialversicherung oder des Magistrats. Sie gelten zu bestimmten Zeitpunkten als zugestellt, weshalb Fristen beginnen können, ohne dass Sie persönlich unterschrieben haben.

Unsere Adresse ist ladungsfähig: RSb- und RStb-Sendungen können an Am Gestade 3 rechtswirksam zugestellt werden. Wir dokumentieren den Eingang, informieren Sie unverzüglich und übermitteln Ihnen den Scan – damit Sie auch bei Abwesenheit keine behördliche Frist versäumen. Für Firmenbuch, Gewerbe und Behörden ist eine ladungsfähige Adresse daher die einzige sichere Wahl.

Weiterleitung – national & international

Wenn Sie Originaldokumente benötigen – etwa für Verträge, Bankunterlagen oder Behörden – leiten wir Sendungen auf Wunsch weiter: innerhalb Österreichs, nach Deutschland und in alle EU-Staaten sowie weltweit. Die Weiterleitung erfolgt regelmäßig (z. B. wöchentlich) oder nach Einzelanweisung; Versandkosten werden transparent ausgewiesen.

Besonders für internationale Gründer ist das ein entscheidender Vorteil: Sie führen Ihre österreichische Geschäftsadresse, während Sie sich geschäftlich in einem anderen Land aufhalten – Ihre Post erreicht Sie trotzdem zuverlässig, digital oder physisch.

DSGVO & Postgeheimnis – so schützen wir Ihre Daten

Die Verarbeitung Ihrer Post unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben: dem Postgeheimnis sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verarbeiten wir Ihre Sendungen ausschließlich weisungsgebunden – dokumentiert, zweckgebunden und nur durch geschultes Personal mit Zugriffsberechtigung.

Vertraulichkeit: Ohne Ihre Vollmacht wird nur das Kuvert gescannt, nie der Inhalt.
Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugang zu eingehender Post.
Dokumentation: Der Posteingang wird protokolliert; auf Wunsch erhalten Sie einen Nachweis über jede Sendung.
Vernichtung: Nicht benötigte Dokumente werden nach Ihren Vorgaben sicher vernichtet.
Keine Weitergabe: Ihre Post und Ihre Daten werden an keine unbeteiligten Dritten weitergegeben.

Damit ist der Postservice nicht nur bequem, sondern auch rechtssicher – ein Thema, das bei der Wahl einer Geschäftsadresse oft unterschätzt wird.

Für wen sich der Postservice eignet

Gründer und EPU – die ihre Geschäftspost professionell und ortsunabhängig verwalten wollen
GmbH & UG – mit Sitz in Wien und klarer Trennung von Privat- und Geschäftspost
Online-Unternehmen & E-Commerce – die keine physische Filiale benötigen
Internationale Unternehmen – die eine österreichische Präsenz führen, ohne vor Ort zu sein
Berater, Anwälte & Freiberufler – für vertrauliche Korrespondenz mit dokumentiertem Eingang

Das Postservice-Jahrespaket

Häufige Fragen zum Postservice

Was passiert mit meiner Post?

Eingehende Sendungen werden angenommen, registriert und gescannt. Sie erhalten den Scan per E-Mail und entscheiden, ob das Original aufbewahrt, weitergeleitet oder vernichtet wird.

Wird meine Post geöffnet?

Standardmäßig scannen wir nur das Kuvert ungeöffnet. Möchten Sie, dass auch der Inhalt erfasst wird, benötigen wir einmalig Ihre schriftliche Vollmacht – dann öffnen und scannen wir Sendungen seitenweise.

Kann ich RSb-Briefe an der Adresse empfangen?

Ja. Unsere Adresse ist ladungsfähig, RSb- und RStb-Sendungen werden rechtswirksam zugestellt. Wir dokumentieren den Eingang und informieren Sie unverzüglich, damit keine Frist versäumt wird.

Wie schnell erhalte ich den Scan meiner Post?

Eingehende Sendungen werden in der Regel am selben Werktag gescannt und Ihnen per E-Mail übermittelt – bei RSb-Sendungen sofort nach dem Eingang.

Leiten Sie Post auch ins Ausland weiter?

Ja, wir leiten Originale national und international weiter – nach Deutschland, in alle EU-Staaten und weltweit. Die Versandkosten weisen wir transparent aus.

Wie ist meine Post datenschutzrechtlich geschützt?

Wir verarbeiten Ihre Post als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, unterliegen dem Postgeheimnis und geben keine Daten an unbeteiligte Dritte weiter. Der Zugriff ist auf autorisiertes Personal beschränkt.

Was kostet der Postservice?

Der Postservice ist im Jahrespaket der Geschäftsadresse für 1.000 € netto/Jahr inklusive – inklusive Postannahme, Scan und RSb-Dokumentation. Es fallen keine Gebühren pro Sendung an.

Kann ich Pakete annehmen?

Ja, Pakete und Einschreiben werden an unserer Adresse angenommen. Größere Sendungen können auf Wunsch zur Abholung bereitgehalten oder weitergeleitet werden.

Kann ich den Postservice auch ohne Geschäftsadresse nutzen?

Der Postservice ist Bestandteil des Jahrespakets der Geschäftsadresse. Eigenständige Postservice-Vereinbarungen sind auf Anfrage möglich – sprechen Sie uns einfach an.